De AI Act geldt voor elke organisatie die een AI-systeem inzet, ook KMO's. De belangrijkste plicht is de transparantieplicht uit artikel 50. Wat die plicht inhoudt, sinds wanneer ze geldt, en welke boetes er staan op niet-naleving, beschrijven wij in ons pillar-artikel over AI Act artikel 50. Deze checklist vertaalt de plicht naar vier praktische stappen voor een KMO in België.
Stap 1 · Bepaal welke AI-systemen u inzet
De eerste stap is inventariseren. Een KMO die een chatbot of digitale assistent gebruikt, een systeem dat klantenvragen beantwoordt, of een tool die content genereert, zet AI in. De vraag is niet of u AI inzet, maar waar en hoe. Maak een lijst van elke tool die onder de definitie valt, met de doelstelling, de verwerkte gegevens, en de personen die ermee communiceren.
Voor de meeste KMO's beperkt de lijst zich tot een of twee systemen: een digitale assistent voor klantcontact of een tool die offertes of teksten genereert. Wie de lijst niet kan maken, weet niet waar de plichten gelden. Begin daar.
De transparantieplicht uit artikel 50 geldt voor elk systeem dat met personen communiceert. Een chatbot die klantenvragen beantwoordt, valt onder dezelfde plicht als een meertalige assistent bij een gemeente. De KMO is de gebruiksverantwoordelijke van het systeem en draagt de plicht om de klant te informeren. Wat die plicht precies inhoudt, beschrijven wij in ons pillar-artikel over AI Act artikel 50.
De inventaris hoeft geen formeel document te zijn. Een lijst op papier of in een spreadsheet volstaat. Het belangrijkste is dat de organisatie weet welke systemen ze inzet en waarvoor, voordat de plichten worden ingevuld.
Stap 2 · Regel de transparantiemelding
De tweede stap is de transparantiemelding. Wie met een AI-systeem praat, moet weten dat hij met een AI-systeem praat. Voor een chatbot op een website betekent dat een zichtbare tekst boven of in het chatvenster. Voor een spraakassistent aan de telefoon betekent dat een gesproken mededeling bij aanvang van het gesprek.
De melding hoeft niet lang te zijn. Een korte zin volstaat: u spreekt met een digitaal systeem, voor een menselijke behandeling kunt u op elk moment om doorverwijzing vragen. De plicht is dat de persoon het weet, niet dat de persoon een juridische uitleg krijgt.
De plicht geldt sinds 2 augustus 2026. Wie vandaag een chatbot inzet zonder transparantiemelding, moet voldoen aan de AI Act. De hoogte van de boetes bij niet-naleving staat in ons pillar-artikel over artikel 50 van de AI Act. Wie de plicht bewust invult, loopt geen risico.
De plaats van de melding moet zichtbaar zijn op het moment dat het gesprek begint. Een melding in de algemene voorwaarden die niemand leest, is niet voldoende. De bedoeling is dat de klant het weet, niet dat de klant het had kunnen weten.
Stap 3 · Stel een AI-beleid op
De derde stap is een AI-beleid opstellen. Een AI-beleid is een kort document dat beschrijft welke AI-systemen de KMO inzet, waarvoor, en hoe de transparantieplicht wordt ingevuld. Het hoeft geen uitgebreid document te zijn. Het doel is dat de organisatie bewust kiest wat ze wel en niet doet met AI, en dat die keuze op papier staat.
Een AI-beleid voor een KMO bevat ten minste drie elementen. Ten eerste de lijst van AI-systemen die de organisatie inzet, met de doelstellingen. Ten tweede de manier waarop de transparantieplicht wordt ingevuld voor elk systeem. Ten derde de procedure om op verzoek van een klant door te schakelen naar een menselijke behandeling.
Daarnaast bevat het beleid een afspraak over AI-geletterdheid: wie in de organisatie werkt met AI-systemen, moet begrijpen wat ze doen en wat ze niet doen. De AI Act verplicht AI-geletterdheid voor personeel dat met AI-systemen werkt. Voor een KMO betekent dat een korte training of instructie, niet een volledig opleidingstraject. Het doel is dat de personen die met de systemen werken, de output kunnen beoordelen en weten wanneer ze een menselijke beslissing nodig hebben.
Het AI-beleid hoeft niet lang te zijn. Twee pagina's volstaan voor de meeste KMO's. Het belangrijkste is dat de keuzes bewust zijn gemaakt en dat de personen die met de systemen werken, weten wat ze doen en wat ze niet doen.
Stap 4 · Registreer en documenteer
De vierde stap is het bijhouden van een AI-register. Een AI-register is een lijst van de AI-systemen die de organisatie inzet, met per systeem de doelstelling, de verwerkte gegevens, de manier waarop de transparantieplicht wordt ingevuld, en de datum waarop het systeem in gebruik is genomen. Het register hoeft niet complex te zijn. Een spreadsheet of een tekstdocument volstaat voor de meeste KMO's.
Het doel van het register is dat de organisatie op elk moment kan aangeven welke AI-systemen ze inzet en hoe ze aan de plichten voldoet. Bij een controle of een vraag van een klant is dat het document dat aantoont dat de KMO bewust omgaat met AI. Het register is geen eenmalige oefening. Het moet actueel zijn: elk nieuw systeem wordt toegevoegd, elk uitgeschakeld systeem wordt gemarkeerd.
Voor wie de kmo-portefeuille wil inzetten voor digitalisering: sinds 1 februari 2026 is advies uit de kmo-portefeuille enkel nog subsidieerbaar voor cybersecurity, niet meer voor digitaliseringsadvies. De opleidingspilier blijft bestaan. Wie de AI-geletterdheid van het personeel wil verbeteren via de kmo-portefeuille, kan dat nog steeds doen via de opleidingscomponent.
Een goed register maakt het verschil tussen een organisatie die bewust omgaat met AI en een organisatie die dat niet doet. Het is het document dat aantoont dat de KMO de plichten kent en invult, niet enkel dat ze ze kent.
Wie de basisbegrippen uit de AI Act wil begrijpen, raadpleegt de begrippenlijst. Wat de AI Act betekent voor Vlaamse lokale besturen, staat in ons artikel over de AI Act en lokale besturen.